Das Arbeitsverhältnis ist beendet und der Arbeitnehmer wünscht, dass seine Abmahnung aus der Personalakte nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht wird. Das Landesarbeitsgericht Sachsen- Anhalt, Az. 5 SA 7/17, hat entschieden, dass der Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte besteht und sich der Anspruch aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO ergibt. Der Anspruch ist nicht wegen § 26 BDSG ausgeschlossen.

Nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO hat die betroffene Person (der Arbeitnehmer ist eine betroffene Person) das Recht, von dem Verantwortlichen (das Unternehmen ist Verantwortlicher) zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten (eine Abmahnung sind personenbezogenen Daten) unverzüglich gelöscht werden, wenn die personbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstiger Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

Die in Papierform geführte Akte, Personalakte, unterliegt auch dem Anwendungsbereich der DSGVO, Art. 2 Abs. 1 DSGVO, da die Personalakte, auch wenn sie in Papierform geführt wird, einem Datensystem im Sinne der Begriffsbestimmung Art. 4 Nr. 6 DSGVO entspricht. Ein Datensystem ist jede strukturierte Sammlung personbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geographischen Gesichtspunkten geordnet wird. Personalakten im formellen Sinn sind diejenigen Schriftstücke und Unterlagen, welche der Arbeitgeber als Personalakte führt und diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Solche Aktenbestände sind äußerlich daran zu erkennen, dass sie in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt werden, mithin entsprechend gekennzeichnet und ohne Weiteres zuordnungsbar. Damit sind Personalakten strukturierte personenbezogene Daten, so dass der Anwendungsbereich von Art. 2 Abs. 1 DSGVO eröffnet ist.

Dem Grunde nach hat damit der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Löschung, denn der Verantwortliche kann sich nicht auf § 26 BDSG berufen, da die Tatbestandsvoraussetzungen nicht vorliegen. Endet das Arbeitsverhältnis, enden auch die Zwecke, für die die Daten erhoben worden sind, zumal eine Abmahnung unzweifelhaft nach einem beendeten Arbeitsverhältnis nicht mehr benötigt wird, es sei denn, die Abmahnung ist Gegenstand des Rechtsstreites bzw. es ergibt sich aus einem entsprechenden Rechtsstreit das Recht, die Akte nicht löschen zu müssen.